Pedir documentos ao cliente e cofre por empresa

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   Abra o ERP da carteira

   Vá em Consultoria › ERP da carteira (abrir).

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   Ative a unidade do cliente

   Em Ativar unidades, escolha o Cliente da carteira e clique em Ativar ERP deste cliente (só o administrador). Ativar unidade própria cria a unidade da própria consultoria.

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   Abra o cofre

   Em ERP da consultoria › Cofre documental, escolha a Unidade (o cliente) e clique em Abrir unidade.

Para guardar um arquivo, use Enviar documento: escolha o arquivo (PDF, PNG ou JPEG), a categoria e a Validade, marque Compartilhar no portal do cliente se ele deve ver e clique em Enviar arquivo. Cada arquivo tem até 32 MB e cada unidade, 256 MB, com histórico de versões. Mais detalhes em Cofre documental, relatórios e auditoria.

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   Abra a solicitação

   No cofre do cliente, em Documentos solicitados, abra Solicitar documento ao cliente.

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   Descreva o pedido

   Preencha Documento necessário (por exemplo, Certidão municipal), Prazo, se aplicável e Orientações para o cliente.

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   Crie

   Clique em Criar solicitação. Os representantes do cliente recebem um aviso na central de notificações e enviam o arquivo em Documentos da empresa, no portal.

Cada pedido passa por Aguardando documento → Em conferência → Conferido pela equipe, ou fica Cancelado. Quando o arquivo chega, o titular recebe o aviso “Documento aguardando conferência”.

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   Abra o arquivo

   Clique no nome do arquivo associado ao pedido e confira.

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   Aprove

   Marque “Conferi o arquivo e sua adequação à solicitação.” e clique em Aprovar documento.

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   Ou peça correção

   Abra Pedir correção, escreva O que precisa ser corrigido e clique em Solicitar correção. O pedido volta para Aguardando documento, com o aviso da correção para o cliente.

• Filtre por Processo e Situação da solicitação e clique em Filtrar solicitações.
• Ver histórico completo desta solicitação mostra cada envio, correção e aprovação.
• Para desistir: Cancelar solicitação e Confirmar cancelamento.

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   Crie um modelo

   Em Modelos de checklist, abra Criar modelo reutilizável, dê o Nome do modelo, escolha a Modalidade de referência, liste os Documentos, um por linha (de 1 a 20) e clique em Salvar modelo.

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   Aplique ao processo

   No modelo, escolha Cliente e processo e o Prazo para os documentos e clique em Aplicar ao processo. Cada documento vira um pedido ao cliente. O cofre do cliente precisa estar ativo.

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   Acompanhe

   No Painel de clientes, o botão Abrir checklist deste processo mostra os pedidos daquele processo.

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   Baixe o pacote

   Em Pacote de habilitação deste processo, clique em Baixar pacote completo (ZIP) (até 200 solicitações e 64 MB).

• Informe a Validade ao enviar. No cofre, filtre Vencidos ou Vencem em até 30 dias.
• Certificados e procurações ficam em Clientes da carteira › Certificados e procurações (Cadastrar certificado ou procuração). A vigência entra em Prazos e pendências.
• Em Prazos e pendências, o link Ver pendências do ERP leva aos avisos de cada unidade, onde o administrador pode ligar o resumo diário com a validade de documentos.