Processos, etapas, tarefas e dossiê

• Pela busca do cliente: clique em Acompanhar para este cliente no resultado.
• Pelo número do edital: no Painel de clientes, em Adicionar participação de um cliente, escolha o Cliente, cole o Número de controle PNCP (está na ficha do edital), escolha o responsável e clique em Adicionar participação.
• Fora do PNCP: abra Cadastrar processo externo ao PNCP, preencha Referência do processo, Órgão ou entidade, Objeto do processo, UF, Prazo de apresentação (Brasília) e o link, se houver, e clique em Cadastrar processo externo. Esses dados não são atualizados sozinhos.
• Pelas oportunidades do cliente: clique em Adicionar ao funil do cliente.

No Painel de clientes, clique no nome de um cliente para ver só os processos dele, e use Ativos, Arquivados ou Todos os processos para mudar o recorte.

As etapas padrão são Interesse, Analisando, Montando proposta, Proposta enviada, Ganhou e Não deu certo. Para mudar, escolha a Etapa e o Responsável no processo, escreva as Notas da participação se quiser e clique em Salvar participação.

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   Abra a configuração

   Clique em Configurar etapas da operação (só administrador ou gestor operacional).

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   Ajuste as etapas

   Renomeie, use Subir etapa e Descer etapa, ou Adicionar etapa (de 6 a 16 etapas). Cada uma tem uma Situação, usada nos indicadores.

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   Automatize tarefas

   Em Tarefas automáticas ao entrar na etapa, escreva uma tarefa por linha (até 20) e defina Dias para concluir as tarefas da etapa. Elas vão para o responsável do processo.

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   Salve

   Clique em Salvar etapas da operação.

• Nova tarefa: preencha o título, Prazo da tarefa, Prioridade (Normal, Baixa, Alta ou Urgente), Vincular como subtarefa e o responsável, e clique em Adicionar tarefa. Use Concluir e Reabrir; tarefas vencidas aparecem como atrasadas.
• Comentários e anexos da tarefa: conversa interna da equipe, com anexos do cofre do cliente. Clique em Registrar comentário. O cliente não vê.
• Aplicar fluxo de tarefas (dentro de Planejamento interno e tempo dedicado): escolha Preparar participação, Conferir habilitação, Organizar pós-vitória ou Checklist personalizado (até 20 tarefas) e clique em Criar tarefas do fluxo. Tarefas com o mesmo título não são duplicadas.
• Planejamento interno: defina Prioridade do processo, Avaliação de risco e Prazo interno e clique em Salvar planejamento interno. Não muda datas oficiais.
• Tempo dedicado: informe Dia da atividade e Tempo dedicado (minutos) e clique em Registrar meu tempo. Os totais ficam em Tempo dedicado.

O link Documentos, andamentos e arquivo do processo abre o Dossiê do processo:

• Vincular uma versão do cofre: escolha o arquivo e a versão e clique em Vincular versão ao processo. Você pode mostrar o vínculo no portal do cliente.
• Registrar habilitação, classificação ou recurso: informe o tipo, o momento e a descrição do ato e clique em Registrar ato no dossiê. Marque Compartilhar este andamento com o cliente para ele ver no portal. Errou? Use Anular registro incorreto.
• Ler texto dos anexos: extrai o texto dos arquivos vinculados, sem custo de IA (Solicitar extração do texto).

Cada processo também tem: Itens, lotes e resultados deste processo (itens, lances observados, sessões e relatório pós-disputa), Minutas, revisão e protocolos jurídicos, Comparar edital, retificação e anexos, Declarações para o cliente deste processo e a conversa com o cliente (veja Propostas de serviço e aprovação do cliente).

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   Registre o desfecho

   Mude a etapa para a de ganho ou de perda e resolva tarefas, autorizações e propostas pendentes.

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   Arquive

   No dossiê, em Arquivar processo encerrado, escreva o Motivo do arquivamento e clique em Arquivar processo. Ele vai para Arquivados e pode voltar com Reativar processo.

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   Reaproveite as tarefas

   Em Reaproveitar tarefas em outro edital, informe o Controle PNCP exato do edital de destino e clique em Criar acompanhamento com estas tarefas (até 200 tarefas). Prazos e responsáveis são definidos de novo.