Impostos na proposta: o erro que corrói a margem

Todo edital repete a mesma frase, de um jeito ou de outro: o preço proposto inclui todos os custos — tributos, frete, encargos, tudo. Depois de vencer, você não acrescenta nada. Se esqueceu o imposto na conta, o prejuízo é seu, e a proposta já está vinculada.

Por isso o imposto não é "o que sobra no fim". Ele entra na formação do preço, item por item, no mesmo lugar em que entram o custo de aquisição e o frete até a cidade do órgão. O termo de referência diz o que você vai entregar e como; o seu regime tributário diz quanto disso vira imposto.

A maior armadilha é achar que a alíquota do Simples é fixa. Ela sobe conforme o faturamento acumulado dos últimos doze meses (o RBT12). Um contrato grande com o governo aumenta a receita e pode te empurrar para a faixa seguinte — você fecha o preço com a alíquota de hoje e paga a de amanhã.

Some a isso o anexo: comércio, indústria e serviço têm tabelas diferentes, e vários serviços dependem do Fator R (a razão entre folha e receita) para cair num anexo mais barato ou mais caro. Ganhar uma licitação de serviço que altera o seu Fator R pode mexer na alíquota do negócio inteiro, não só daquele contrato.

Órgãos públicos retêm parte de alguns tributos no pagamento e recolhem no seu lugar. Na prática, a nota é de um valor e o que entra na conta é menor — o restante vira crédito que você só aproveita depois, na apuração. Quem não sabe disso sente um "buraco" no caixa que a planilha não previu.

As regras mudam conforme o seu regime e o tipo de objeto. Optante do Simples costuma ter tratamento próprio na retenção dos tributos federais, mas serviços com cessão de mão de obra e o ISS municipal seguem lógicas específicas. Não decore percentual: leve o edital e a minuta ao seu contador e pergunte, item a item, o que será retido neste contrato.

Vender mercadoria puxa ICMS (estadual), muitas vezes com substituição tributária já embutida no preço de compra. Prestar serviço puxa ISS (municipal), e a alíquota é a do município onde o serviço é prestado — que pode não ser o seu. Um mesmo edital de "fornecimento com instalação" pode ter as duas coisas, cada uma com seu imposto.

Confundir os dois é erro clássico de precificação: você orça um serviço como se fosse venda de produto, esquece o ISS da cidade do órgão e a margem some na primeira nota. Antes do lance, separe no objeto o que é mercadoria e o que é serviço, e calcule o imposto de cada parte.

Numa ata de registro de preços, o valor que você registra fica valendo durante toda a vigência da ata — e o SRP pode gerar entregas ao longo de meses, inclusive para outros órgãos que aderem via carona. Se, nesse intervalo, sua faixa do Simples subir ou um tributo aumentar, o preço registrado continua o mesmo. A diferença você absorve.

Por isso, precificar ata pede uma margem de segurança para a variação tributária do período. Reajuste e repactuação existem, mas seguem o que o edital define — não são automáticos. Registre um preço que sobreviva à sua próxima faixa, não só à atual.

Quando o preço aperta, a tentação é "esquecer" um imposto para o número fechar. Isso não te deixa mais competitivo — te deixa com um preço que não cobre o custo real. Se o valor destoar muito, o órgão pode abrir diligência e cobrar sua planilha; sem tributo nela, a conta não fecha e você caminha direto para a acusação de preço inexequível.

O caminho é o contrário: coloque todos os tributos na planilha, descubra seu piso verdadeiro e só então decida até onde dá para ir no lance. Preço bom é o que você entrega e ainda ganha dinheiro depois de pagar o DAS.