O presente termo tem como objetivo estabelecer os requisitos e especificações para a aquisição de 500 (quinhentos) créditos para download de edições do diário oficial on-line (conforme termo de referência), disponibilizado pela imprensa oficial do estado de Sergipe – iose, destinados ao atendimento das necessidades institucionais da procuradoria-geral do estado de Sergipe – pge/SE.

A PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DE SERGIPE, NO EXERCÍCIO DE SUAS COMPETÊNCIAS INSTITUCIONAIS, NECESSITA ACOMPANHAR PERMANENTEMENTE OS ATOS OFICIAIS PRODUZIDOS PELO ESTADO, BEM COMO OBTER E CONSERVAR DOCUMENTOS OFICIAIS NECESSÁRIOS À INSTRUÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS SOB SUA RESPONSABILIDADE. O DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO CONSTITUI FONTE OFICIAL DE PUBLICIDADE DOS ATOS ADMINISTRATIVOS E NORMATIVOS, SENDO SUA CONSULTA INDISPENSÁVEL PARA QUE A ADMINISTRAÇÃO TENHA CONHECIMENTO FORMAL DOS ATOS PUBLICADOS E POSSA COMPROVAR SUA EXISTÊNCIA, CONTEÚDO E DATA DE PUBLICAÇÃO. NO ÂMBITO ESPECÍFICO DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO, ESSA NECESSIDADE É AINDA MAIS EVIDENTE EM RAZÃO DA NATUREZA DAS ATRIBUIÇÕES DESENVOLVIDAS PELO ÓRGÃO. A ATUAÇÃO JURÍDICA E ADMINISTRATIVA DA PGE/SE EXIGE CONSULTA FREQUENTE A ATOS DE NOMEAÇÃO, EXONERAÇÃO, DESIGNAÇÃO, APOSENTADORIA, CONCESSÃO DE DIREITOS, PORTARIAS, DECRETOS, LEGISLAÇÃO, DECISÕES, CONTRATOS, LICITAÇÕES E DEMAIS ATOS OFICIAIS. EM INÚMERAS SITUAÇÕES, A SIMPLES CONSULTA À PUBLICAÇÃO NÃO É SUFICIENTE. É NECESSÁRIO OBTER A EDIÇÃO OU A MATÉRIA PUBLICADA EM FORMATO QUE PERMITA SEU ARQUIVAMENTO E POSTERIOR UTILIZAÇÃO COMO DOCUMENTO INTEGRANTE DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS, REGISTROS FUNCIONAIS, EXPEDIENTES INTERNOS E PROCESSOS JUDICIAIS. É EXATAMENTE NESSE PONTO QUE SE INSERE A NECESSIDADE DOS CRÉDITOS OBJETO DESTA DEMANDA. CONFORME RELATADO PELA UNIDADE DEMANDANTE, OS CRÉDITOS SÃO UTILIZADOS PARA REALIZAR DOWNLOADS E ARQUIVAMENTOS DE EDIÇÕES E MATÉRIAS DO DIÁRIO OFICIAL SEMPRE QUE NECESSÁRIO À INSTRUÇÃO, COMPROVAÇÃO E TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. A COORDENADORIA DE PESSOAL UTILIZA ESSE RECURSO PARA INSTRUÇÃO DE REGISTROS FUNCIONAIS E PROCESSOS RELACIONADOS À VIDA FUNCIONAL DOS SERVIDORES E PROCURADORES, ENQUANTO AS DEMAIS UNIDADES UTILIZAM AS PUBLICAÇÕES PARA SUBSIDIAR SUAS PRÓPRIAS ATIVIDADES INSTITUCIONAIS. A CONTRATAÇÃO PRETENDIDA, PORTANTO, NÃO REPRESENTA AQUISIÇÃO MERAMENTE ACESSÓRIA OU FACULTATIVA. TRATA-SE DE FERRAMENTA NECESSÁRIA À ADEQUADA INSTRUÇÃO DOCUMENTAL DAS ATIVIDADES DA PROCURADORIA. A INDISPONIBILIDADE DOS CRÉDITOS PODERÁ DIFICULTAR OU IMPEDIR A OBTENÇÃO IMEDIATA DE DOCUMENTOS OFICIAIS NECESSÁRIOS À INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS, OBRIGANDO OS SERVIDORES A RECORREREM A MECANISMOS ALTERNATIVOS QUE PODEM NÃO PROPORCIONAR A MESMA SEGURANÇA, INTEGRIDADE OU FACILIDADE DE ARQUIVAMENTO. A AQUISIÇÃO DE QUANTIDADE PREVIAMENTE DEFINIDA DE CRÉDITOS TAMBÉM CONTRIBUI PARA A RACIONALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA, POIS PERMITE QUE AS UNIDADES DA PGE TENHAM DISPONIBILIDADE DE ACESSO AOS DOCUMENTOS OFICIAIS DURANTE O PERÍODO DE UTILIZAÇÃO, EVITANDO A NECESSIDADE DE CONTRATAÇÃO OU AQUISIÇÃO ISOLADA A CADA NECESSIDADE.